Este reporte contiene información confidencial sobre operaciones del escritorio desde el 2023.
Uso exclusivo para socios de Bolet & Terrero.
Palabras clave
marcas, patentes, estadísticas, KPI, B&T
1 Impresión general de la oficina y su evolución en los últimos 4 años
Tras el periodo de letargo vivido en 2020 como consecuencia de la pandemia de COVID-19, en abril de 2021 la oficina inicia una nueva etapa de crecimiento y modernización, con la incorporación de nuevos socios y un equipo de trabajo renovado y multidisciplinario.
Durante este período, el número de abogados ha aumentado, manteniendo además la práctica de formar pasantes, asegurando la continuidad del talento y la formación interna. La dirección operativa, que anteriormente recaía principalmente en MP, ahora se distribuye de manera equilibrada entre los socios, fortaleciendo la gestión colaborativa y la toma de decisiones estratégicas.
Se ha impulsado una actualización significativa de la presencia digital de la oficina, incluyendo página web y redes sociales, acompañada de un rebranding de la imagen corporativa. Esta modernización refleja la identidad del despacho y su enfoque hacia la innovación y la excelencia profesional.
Asimismo, se ha potenciado la participación en congresos y eventos del sector, fortaleciendo la visibilidad de la oficina y su reputación en el ámbito de Propiedad Intelectual. Estos cambios evidencian un crecimiento sostenido y consolidado, tanto en capacidad operativa como en proyección institucional, en los últimos cuatro años.
La oficina también ha avanzado en la digitalización de procesos internos y adopción de herramientas tecnológicas, consolidando sistemas de gestión de marcas, patentes y documentos, optimizando la eficiencia operativa y preparando el camino para futuras innovaciones, incluyendo la integración de Inteligencia Artificial en los procesos internos.
2 Logros alcanzados personales (de tu posición) y también generales
2.1 Gestión y Liderazgo del Departamento de IT
Tras la salida del Ing. Carlos Duque, asumí la dirección operativa del Departamento de IT, integrando esas funciones a las responsabilidades previas, en un rol híbrido que combina tareas de abogado, paralegal, analista de datos, administrador de bases de datos, programador, gerente de sistemas y asesor tecnológico.
He liderado, junto con el equipo de IT y colaboradores de otras áreas, proyectos transversales de tecnología, infraestructura y automatización que impactan directamente en las operaciones legales y administrativas del escritorio.
2.2 Transformación Digital y Modernización de Sistemas
Hemos completado la migración (enero 2023) del sistema principal de gestión de Marcas y Patentes:
la transición del sistema in-house (B&T) a la plataforma comercial Galena, cambiando el paradigma de operación de una red local segura a un servicio web público.
Hemos implementado el nuevo sistema contable Saint, sustituyendo Profit, que se mantiene activo como repositorio histórico para consultas.
Hemos integrado Galena con múltiples herramientas desarrolladas internamente para mejorar visualización, cobranza, renovaciones y notificaciones automáticas.
Hemos gestionado la migración del soporte contable del sistema B&T a Profit, como fase intermedia del proceso.
2.3 Infraestructura Tecnológica y Continuidad Operativa
Hemos sustituido los servicios telefónicos de CANTV por NetUno.
Hemos sustituido el proveedor de Internet (ITM Telecom) y consolidado dos enlaces sobre fibra óptica (>100 Mb) con IP Net y NetUno.
Hemos mejorado el sistema de respaldo eléctrico y el enfriamiento de la sala de servidores.
Hemos consolidado la transición de servidor propio a un esquema de alquiler de servidor local. Se atendió eficazmente una falla mayor con el servidor en alquiler sin menoscabo de los niveles de servicio.
Hemos renovado el esquema de impresión, migrando de equipos propietarios a leasing con DELCOP, consolidando en dos equipos multifuncionales (B/N y color).
2.4 Desarrollo de Herramientas y Automatización
Hemos desarrollado aplicativos en Excel y scripts automatizados basados en la data de Galena, para:
Visualización de datos administrativos (facturación y cobranzas).
Envío pormenorizado de facturas pendientes a clientes.
Gestión del departamento de renovaciones.
Envío automatizado de recordatorios de renovaciones y actualización de eventos en Galena.
Notificación de presentaciones de renovaciones, solicitudes de marcas y traspasos.
Hemos desarrollado el nuevo sistema de Watch Notices, reemplazando el aplicativo obsoleto:
incorpora imágenes de marcas, traducción automática al inglés y enlaces directos a la WebPI, mejorando la calidad y velocidad de notificación.
Hemos desarrollado un aplicativo para carga masiva (batch) de marcas directamente desde la WebPI, diseñado para agilizar la incorporación de portafolios de marcas de gran envergadura, optimizando significativamente los tiempos de registro y actualización en Galena.
2.5 Reportes y Monitoreo Estratégico
Hemos consolidado la revisión preliminar de boletines, generando reportes en menos de 24 horas con coincidencias (“matchings”) entre el CD del boletín y la base de datos de Galena.
Hemos implementado un reporte diario de solicitudes de marcas ante el SAPI, lo que permite monitorear la actividad de competidores, analizar tendencias y ajustar estrategias de vigilancia.
Hemos consolidado notificaciones de marcas publicadas y concedidas en menos de 8 horas de recibir el CD del boletín, garantizando una de las respuestas más rápidas entre los escritorios de PI en Caracas.
Hemos implementado informes semanales y mensuales que comparan gestiones escaneadas ante el SAPI con la carga en Galena, detectando y corrigiendo discrepancias.
Hemos desarrollado reportes estadísticos de gestión del SAPI y del propio escritorio, con cobertura de una ventana de tres años.
2.6 Apoyo Técnico, Operativo y Estratégico
Llevo a cabo toda las gestión del proceso de marcas concedidas, desde la notificación, recepción de instrucciones, envío de facturas, gestión de cobro, pago ante la Oficina de Marcas (SAPI), actualización de los datos de registro en Galena, validación/descarga del certificado de registro, envío del certificado de registro al cliente.
Participo activamente en los procesos de gestión y seguimiento de cobranzas, brindando apoyo activo en las gestiones, soporte técnico y analítico al área administrativa.
Participo de manera continua, en la evaluación y análisis de consultas técnicas que requieren valoración desde la óptica de sistemas o de Propiedad Intelectual, aportando mi experiencia profesional en el área.
3 Sugerencias de mejora, donde crees que hay espacio para mejorar en el área donde trabajas, sistemas, tecnología etc.
A continuación, se presentan algunas líneas de acción donde considero que existe margen para fortalecer el área de sistemas y tecnología, alineadas con los proyectos ya presentados a los socios (LH y MP) y con la visión de modernización y eficiencia del despacho:
3.1 Renovación de infraestructura crítica
Sustituir el servidor local en alquiler por un nuevo equipo con mayores prestaciones físicas, asegurando redundancia, capacidad de crecimiento y compatibilidad futura.
Aprovechar este proceso para realizar la migración de VMware a Hyper-V (Microsoft), evitando riesgos de obsolescencia y mejorando la integración con el ecosistema Microsoft ya adoptado por la firma.
Incluir en este proyecto la actualización de las máquinas virtuales críticas para mantener niveles adecuados de seguridad y rendimiento.
3.2 Optimización de la red interna
Sustituir los switches actuales de 10/100 Mb del cuarto de servidores por dos switches de 48 puertos Gigabit (1000 Mb).
Esta mejora permitirá aprovechar plenamente los anchos de banda que ofrecen los actuales proveedores de fibra óptica (NetUno y IP Net) y reducirá cuellos de botella en la comunicación interna.
3.3 Revisión de la infraestructura en la nube
Realizar una auditoría técnica y de costos sobre los servidores en la nube para revisar la asignación de recursos y detectar oportunidades de optimización.
Preparar la desincorporación final de los servidores legacy (asociados al antiguo sistema B&T) y actualizar los sistemas operativos de la infraestructura virtual actual.
3.4 Potenciación del ecosistema Microsoft 365
Promover un uso más integral de la suite M365, actualmente limitada principalmente a Outlook y Word, y en menor grado a Excel.
Fomentar el uso estratégico de Teams, SharePoint y OneDrive como herramientas colaborativas que pueden mejorar la comunicación, gestión documental y continuidad operativa.
Implementar capacitación interna práctica y progresiva para lograr una adopción efectiva y sostenida de estas herramientas.
3.5 Capacitación y desarrollo del equipo
Diseñar un plan de actualización técnica continua para el equipo de sistemas y personal clave de apoyo.
Integrar módulos de formación en herramientas de productividad, ciberseguridad y gestión de la información.
Evaluar esquemas de reconocimiento y mejora de bonificaciones vinculados a la productividad, innovación y cumplimiento de metas tecnológicas.
3.6 Integración de Inteligencia Artificial en el entorno de trabajo
Explorar la incorporación de tecnologías de IA en los procesos internos, buscando que la adopción sea práctica y eficiente, aumentando la productividad y soporte analítico del equipo.
Reconocer que existe un camino importante a recorrer en cuanto a documentación y consolidación de información: determinar qué buscamos, qué se requiere y cómo se dispone de los datos.
Planificar la integración de IA sobre bases de datos consolidadas y procesos documentados, asegurando un uso estratégico, seguro y escalable de estas herramientas.
3.7 Proyectos complementarios a mediano plazo
Consolidar la documentación de procesos técnicos y operativos para garantizar continuidad y trazabilidad.
Reforzar las políticas de respaldo, seguridad de la información y respuesta ante incidentes.
Continuar desarrollando herramientas internas que automaticen tareas de bajo valor agregado, liberando tiempo para actividades de análisis y mejora estratégica.
4 Algo personal de ti, de tu trabajo en la oficina de las expectativas de desarrollo a corto y mediano plazo (donde crees que hay oportunidades de mejora).
A nivel personal, busco consolidar mi crecimiento profesional mediante un equilibrio entre la práctica profesional y la docencia, integrándome al mundo académico para compartir la experiencia acumulada en Propiedad Intelectual y tecnología aplicada. Esta aspiración responde a la necesidad de transmitir conocimiento, enriquecer el aprendizaje de estudiantes y jóvenes profesionales, y mantenerme en contacto con las últimas tendencias de tecnología y metodologías formales de enseñanza.
Un área específica de desarrollo que me interesa explorar es la Inteligencia Artificial, reconociendo que existen oportunidades importantes para aplicarla de forma práctica y eficiente dentro de los procesos de la oficina.
A corto y mediano plazo, visualizo oportunidades de desarrollo tanto para mí como para la oficina:
En la oficina: continuar liderando la modernización tecnológica, impulsando la adopción de Inteligencia Artificial para optimizar la digitalización y el análisis de procesos internos, fortaleciendo la eficiencia, la calidad del servicio y la capacidad de toma de decisiones estratégicas.
En el ámbito académico: integrarme como docente en cursos relacionados con IT e innovación tecnológica, generando un círculo virtuoso de aprendizaje que retroalimente tanto mi práctica profesional como la formación de futuros profesionales.
Este enfoque permite al mismo tiempo seguir adquiriendo conocimiento formal, actualizando competencias y explorando nuevas áreas de desarrollo, consolidando así una visión integral de mi carrera que combina experiencia práctica, liderazgo, innovación tecnológica y docencia, contribuyendo al crecimiento del equipo y de la oficina en su conjunto.
5 Cualquier comentario adicional.
A nivel personal, quiero compartir una reflexión que tiene más que ver con sentimientos y percepciones personales que con un juicio objetivo sobre la oficina.
En el pasado, solía darse mucha importancia al mejoramiento de las relaciones interpersonales dentro del equipo. Recuerdo que contamos incluso con asesoría externa para acompañarnos en dinámicas de integración, y que había reuniones periódicas en las que el equipo legal, administrativo y de sistemas podía intercambiar ideas, compartir experiencias y celebrar logros en conjunto.
Desde mi perspectiva, hoy esas oportunidades no se dan con la misma frecuencia. A veces los logros de algunas personas se destacan más que los de otros, o se perciben ciertos compartires de información o de ratos entre subgrupos que quedan ajenos al resto del equipo.
Para bien o para mal, después de más de 30 años de servicio, estas dinámicas me llaman la atención y me hacen reflexionar sobre cómo se percibe la contribución de quienes llevamos tiempo en la oficina frente a quienes se han incorporado recientemente. Es un sentimiento personal que quizá no sea completamente comprensible a ojos de otros, pero que refleja mi deseo de ver un ambiente de equipo más inclusivo y compartido.
En cuanto a compensación y bonificaciones, entiendo plenamente que la situación económica en Venezuela ha sido desafiante durante varios años, y esto nos afecta a todos. Sin embargo, beneficios adicionales como el pago de colegiaturas, matrículas o acciones similares son siempre bien recibidos y contribuyen positivamente a la motivación del equipo. Creo también que esquemas de evaluación justos y transparentes fortalecen el sentido de equidad y reconocimiento, sin implicar que el foco principal sea el interés económico, sino más bien la valoración del esfuerzo y compromiso de cada miembro del equipo.
6 Un resumen en números (operaciones) de los resultados generales de la oficina, ejemplo cuantas marcas nos concedieron, cuantas se pagaron, cuantas solicitudes presentamos, cuantas renovaciones, cuantos cambios, cuantos escritos, etc. Todo lo que consideres que es útil para una reunión de socios en la que analizaremos los resultados te pido que me lo suministres, podemos hablar también para transmitir todo de la mejor forma posible.
6.1 Marcas
6.1.1 Operaciones (desde 2023)
Nota
La información aquí presentada proviene de Galena. Sin embargo, puede incluir operaciones que no hayan sido gestionadas directamente por B&T, sino por terceros.
Ejemplo: cuando un portafolio de marcas es transferido a B&T, pueden incorporarse marcas al conteo de solicitudes de manera indirecta o no atribuible a una gestión propia.
Por lo tanto, estos datos deben considerarse como un indicador de tendencia y no como cifras definitivas.
6.1.2 Traspasos detallado (desde 2023)
Nota
La información aquí presentada proviene de Galena. Sin embargo, puede incluir traspasos que no hayan sido gestionados directamente por B&T, sino por terceros.
Ejemplo: cuando se actualiza un expediente de marca a nivel de traspasos tras revisar la cronlogía de la Webpi.
Por lo tanto, estos datos deben considerarse como un indicador de tendencia y no como cifras definitivas.
6.1.3 Publicaciones en boletín (desde 2023)
Nota
La información de publicaciones en boletín para marcas es suministrada por PuntoIp, boletín a boletín. Al inicio de la vigencia de cada boletín se realiza un proceso de matching para identificar y marcar en Galena las marcas correspondientes.
En consecuencia, los datos no han sido depurados en cuanto a las marcas que se totalizan.
Ejemplo: pueden incluirse marcas inactivas o en vigilancia, entre otras. Asimismo, si se incorporan marcas después de realizado el matching, estas no se reflejarán en el conteo.
La información debe interpretarse como un indicador de tendencia, y no como una cifra definitiva.
6.1.4 Pago de derechos de registro de marcas concedidas (desde 2023)
Nota
La información sobre pago de derechos de registro de marcas concedidas es tomada de los controles Excel de NB.
El BPI 646 está en vigencia (24-nov-2025).
6.2 Patentes
6.2.1 Operaciones (desde 2023)
Nota
La información aquí presentada proviene de Galena. Sin embargo, puede incluir operaciones que no hayan sido gestionadas directamente por B&T, sino por terceros.
Ejemplo: cuando un portafolio de patentes es transferido a B&T, pueden incorporarse patentes al conteo de solicitudes de manera indirecta o no atribuible a una gestión propia.
Por lo tanto, estos datos deben considerarse como un indicador de tendencia y no como cifras definitivas.
6.3 Facturación y cobranzas
6.3.1 Top 10 de clientes por $-facturación por año (desde 2023)
6.3.2 Top 10 de clientes por €-facturación por año (desde 2023)
6.3.3 Top 10 de clientes por $-deuda por año (desde 2023)
6.3.4 Top 10 de clientes por €-deuda por año (desde 2023)
7 Opinión sobre lo de IA que te mande y también sobre tu sugerencia para mejorar la parte técnica (sistemas) para ser más eficientes en lo que hacemos, acá no hablo de tener más servidores, me refiero a que debemos hacer desde el punto de vista tecnológico para hacer nuestro trabajo más eficientes, para automatizar más, para cometer menos errores, estar mejor auditados (lo que vienes haciendo)…etc
7.1 Sobre la propuesta de IA
La propuesta es amplia y ambiciosa, y puede aportar ventajas competitivas si se implementa de manera adecuada, pero antes debemos asegurarnos de que se alinee con nuestras necesidades operativas y los flujos actuales de trabajo.
Antes de decidir, es crucial mapear los procesos internos, levantar procedimientos y generar repositorios claros de datos que cualquier sistema de IA necesitará. Esto asegura que la implementación no dependa de suposiciones y que los resultados sean medibles.
La exclusividad temporal en Venezuela y la licencia de uso perpetua son aspectos positivos, pero aún debemos evaluar el soporte, mantenimiento y posibilidad de mejoras futuras, así como cómo se integrará con Galena y otras herramientas que ya utilizamos.
7.2 Sobre eficiencia tecnológica y automatización
Desde el punto de vista técnico, el enfoque debe estar en en optimizar los procesos internos, automatizar tareas repetitivas y minimizar errores.
Algunas acciones concretas que ya hemos venido impulsando y que considero esenciales son:
Consolidación de reportes automatizados y procesos de notificación basados en datos de Galena.
Creación de aplicativos internos y scripts para gestión administrativa, renovaciones y cobranzas.
Documentación y estandarización de procedimientos que permitan un uso consistente de datos, esencial para cualquier integración de IA.
Evaluación de indicadores de desempeño y auditoría para medir eficiencia y calidad, y detectar posibles mejoras.
7.3 Próximos pasos recomendados
Realizar una sesión de discovery de 1-2 días para mapear flujos de trabajo y necesidades actuales, incluyendo integración con Galena y otros sistemas.
Desarrollar un POC (prueba de concepto) acotado, enfocado en casos de uso específicos que puedan mostrar resultados tangibles y medibles.
Definir claramente el TCO (costo total de propiedad) a 12-24 meses, incluyendo licencias, mantenimiento, soporte, capacitación y mejoras continuas.
Consolidar repositorios de datos internos y procedimientos estandarizados antes de cualquier implementación.
En resumen, la propuesta tiene potencial, pero la ventaja competitiva real dependerá de la preparación interna y del diseño de los casos de uso que queremos automatizar. Recomiendo avanzar primero con análisis, documentación y un POC antes de comprometer recursos significativos.
